Tuzemské pracovní cesty
Jaroslava Pfeilerová
Právní úprava:
-
Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
-
Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zejména:
-
§ 6 odst. 7 písm. a) – Náhrady cestovních výdajů se nepovažují za příjmy ze závislé činnosti
-
§ 24 odst. 2 písm. zh) – Náhrady cestovních výdajů se považují za výdaje (náklady) vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů se pro zjištění základu daně
-
Vyhláška č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů
-
ČÚS pro podnikatele
-
Pokyn GFŘ D–22
Popis operace:
Pracovní cestou je cesta za účelem výkonu práce mimo místo výkonu práce sjednané v pracovní smlouvě. Za pracovní cestu se také považuje cesta mimo místo pravidelného pracoviště. Zaměstnavatel je povinen poskytnout zaměstnanci cestovní náhrady, které musí předem konkretizovat. Zaměstnavatel nemusí uvedené náhrady stanovit písemně (zejména v případě, pokud jsou práva zaměstnance na uvedené náhrady nezpochybnitelná), ale trvá-li zaměstnanec na písemném stanovení podmínek, potom tak zaměstnavatel musí učinit.
Zaměstnanci, kteří vykonají pracovní cestu, mají nárok na cestovní náhrady, které jsou vymezeny v ustanovení § 156 ZP. Jedná se o následující náhrady:
Jízdní výdaje
Ve vazbě na zaměstnavatelem určený přepravní prostředek budou zaměstnancům proplaceny jízdní výdaje stanovené zákoníkem práce.
I. Veřejné dopravní prostředky
Cenu jízdného prostředků hromadné přepravy (např. autobusu, vlaku, letadla, lodi, taxíku apod.) zaměstnanec prokazuje dokladem (nejčastěji jízdenkou). Zákoník práce umožňuje proplacení cestovních náhrad i v případě nedoložení příslušného dokladu. Jedná se však o výjimečné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen.
II. Městská hromadná doprava
-
Při použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, je zaměstnavatel povinen poskytnout náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanci museli jízdní výdaje prokazovat.
-
Při použití MHD při pracovní cestě mimo obec, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, náleží náhrada jízdních výdajů v prokázané výši.
III. Náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek
Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dopravní prostředek. Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě zaměstnavatelem určeného jízdného. Zaměstnavatel musí v těchto případech vyhodnocovat celou řadu souvisejících okolností a povinností, které mu při použití vozidla zaměstnance vzniknou. Jedná se např. o povinnost zaměstnavatele uhradit silniční daň za dny použití vozidla v souvislosti s podnikáním a také povinnost prověřit technickou způsobilost vozidla. Současně musí zaměstnavatel zvážit možnost, že pokud zaměstnanci vznikne při výkonu práce škoda (např. při autohavárii), může být povinen k její náhradě apod. V praxi se můžeme setkat s případy, kdy zaměstnanci nedodrží příkaz zaměstnavatele cestovat např. autobusem a použijí vlastní automobil, i když jej nemají schválený (s tím, že budou nárokovat jízdenky v ceně jízdenky autobusu). Pokud tato situace nastane, jedná se o porušení pracovněprávního předpisu a zaměstnanec nemusí dostat proplacenu náhradu jízdních výdajů, protože necestoval určeným přepravním prostředkem.
IV. Jiný než služební automobil
Pokud je na základě rozhodnutí zaměstnavatele pracovní cesta vykonána služebním automobilem, hradí všechny náklady související s provozem automobilu ze svých prostředků zaměstnavatel. Postup při daňovém uplatnění je stanoven zákonem o daních z příjmů.
Zaměstnavatel však může zaměstnance požádat, aby při pracovní cestě použil jiné než služební vozidlo (např. vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem bezplatně vypůjčené nebo zaměstnancem za úplatu pronajaté). V tomto případě náleží zaměstnanci náhrada stanovená zákoníkem práce, která je tvořena součtem dvou položek:
- sazby základní náhrady,
- náhrady za spotřebované pohonné hmoty.
Ad 1. Sazba základní náhrady
Sazbu základní náhrady za jeden ujetý kilometr pro rok 2021 stanoví vyhláška MPSV č. 589/2020 Sb.:
-
při použití jednostopých vozidel a tříkolek činí náhrada 1,20 Kč,
-
při použití osobních motorových vozidel činí náhrada 4,40 Kč,
-
při použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru činí náhrada 8,80 Kč,
-
při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %.
Tyto částky vyjadřují určitou náhradu za amortizaci vozidla, náhradu za opravy, náhradní díly, výměnu oleje apod. Pro státní sféru jsou vyhláškou stanovené sazby základní náhrady závazné. V podnikatelské sféře mohou být sazby základní náhrady libovolně zvyšovány.
Ad 2. Náhrada za spotřebované PHM
Náhradu za spotřebované PHM vypočteme následujícím způsobem:
Spotřebované PHM =
= (spotřeba PHM × cena PHM) : 100
-
Spotřeba PHM – pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. (např.93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 566/2011, EU 459/2012,EU 692/2008 (novelizováno normou EU 2016/646W), EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/646) 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, EU/692/2008, EU/566/2011, EU 2016/646/w).
Údaje o spotřebě pro kombinovaný provoz jsou v technickém průkazu uvedeny v jednom řádku, pro výpočet náhrady se použije třetí údaj (ve středové hodnotě).
V některých technických průkazech nejsou uvedeny žádné údaje o spotřebě motorového vozidla. Zaměstnanci, který je majitelem takového vozidla, přísluší náhrada za PHM, jen pokud spotřebu prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců. Mnozí účetní i zaměstnanci však uvádějí, že obstarání TP shodného vozidla se shodným objemem válců je dosti problematické. Další možností je doplnění údaje o spotřebě na základě certifikátu o průměrné spotřebě u Ústavu pro výzkum silničních motorových vozidel v Praze. Platbu za vystavení certifikátu, výdaje na cestu apod. hradí zaměstnanec ze svých prostředků, nelze je považovat za nutný výdaj při pracovní cestě.
-
Cena PHM – při výpočtu náhrady se vychází z ceny PHM (včetně DPH) prokázané zaměstnancem dokladem o nákupu, ze kterého je zřejmá souvislost s pracovní cestou. V případě, že zaměstnanec doloží cenu PHM (např. při delší pracovní cestě) více doklady o nákupu, vychází zaměstnavatel z ceny zjištěné aritmetickým průměrem z předložených dokladů. Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, vypočte zaměstnavatel náhradu z průměrné ceny stanovené vyhláškou MPSV. Způsob určení ceny PHM si zvolí podle svého uvážení zaměstnanec, který může s těmito možnostmi i kalkulovat a v době, kdy budou ceny PHM klesat, bude při stanovení náhrady vycházet z ceny stanovené vyhláškou a naopak. Pokud vyhláška nebude některou průměrnou cenu PHM obsahovat, musí být cena doložena dokladem o nákupu. Tato situace nastane např. při využívání LPG. Pokud tedy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije vozidlo na LPG, musí pro účely stanovení náhrady cenu této PHM prokázat dokladem o nákupu.
V případě využití průměrné ceny PHM platí pro rok 2021 vyhláška MPSV č. 589/2020 Sb., která stanoví:
Příklad – Výpočet náhrady
Zaměstnanec vykonal pracovní cestu vlastním automobilem, při které ujel celkem 200 km, průměrná spotřeba PHM 7,2 l/100 km, cena PHM doložená dokladem o nákupu 30 Kč.
-
Výpočet náhrady za jeden ujetý kilometr: 4,40 + (30 × 7,2) : 100 = 6,56 Kč.
-
Výpočet náhrady celkem: 6,56 × 200 = 1 312 Kč.
Náhrada výdajů za ubytování
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.
Stravné
Pro rok 2021 jsou sazby stravného při pracovní cestě stanoveny vyhláškou MPSV č. 589/2020 Sb., a to v závislosti na době trvání pracovní cesty v jednom dni.
Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytovat stravné pouze v limitech stanovených zákoníkem práce (viz I. sloupec tabulky). Zaměstnavateli v podnikatelské sféře stanoví zákoník práce povinnost poskytovat svým zaměstnancům pouze minimální částky (viz II. sloupec tabulky), ale současně nijak neomezuje možnost poskytnout stravné ve vyšších částkách. Jediným možným omezením je daňový dopad, protože plnění zaměstnavatele nad maximální hodnoty stanovené pro zaměstnance z nepodnikatelské sféry podléhají dani ze závislé činnosti a také odvodům vyššího pojistného.
Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější.
Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, bude zaměstnavatel za každé uvedené jídlo stravné snižovat.
Z uvedených informací vyplývá, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře stravné snižovat musí, ale na rozdíl od zaměstnavatele v nepodnikatelské sféře může stravné snížit o menší položku, než činí maximální částka stanovená zákoníkem práce. Z nadlimitního plnění však musí být odvedena daň ze závislé činnosti a také zákonné pojistné.
Zaměstnavatelé v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře budou stravné snižovat pouze při poskytnutí některého z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), v jiných případných se stravné nesnižuje.
Dobrovolné stravné při cestách kratších než pět hodin
Zákoník práce umožňuje zaměstnavatelům, kteří vyslali své zaměstnance na pracovní cestu kratší než 5 hodin, a tím jim znemožnili stravovat se obvyklým způsobem, aby jim poskytli stravné do limitu stanoveného zákoníkem práce při pracovních cestách trvajících 5–12 hodin.
Jedná se o daňově výhodné plnění, protože poskytnutá částka je daňově účinným nákladem, který nepodléhá odvodům zákonného pojistného. V této souvislosti je však potřebné připomenout, že se ze strany zaměstnavatele jedná o dobrovolné plnění (zákoník práce stanoví pouze možnost – nikoli povinnost toto plnění poskytovat). To znamená, že se zaměstnanci nemohou dobrovolného stravného domáhat. Možnost poskytnout zmíněné dobrovolné stravné má zaměstnavatel v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře. Vzhledem k tomu, že se jedná o plnění obsažené v zákoníku práce, nebude poskytnuté stravné podléhat dani z příjmů ze závislé činnosti.
Náhrada nutných vedlejších výdajů
Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.
Cestovní náhrady člena orgánu právnické osoby
Členům orgánů právnických osob budou při cestách souvisejících s výkonem funkce poskytnuty cestovní náhrady, pokud toto právo bude sjednáno ve smlouvě o výkonu funkce. Cestovní náhrady jsou do limitu stanoveného zákoníkem práce plněním, které nepodléhá dani z příjmů ze závislé činnosti. Pro obchodní společnost se jedná o daňově účinné náklady.
Analytické účty:
Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.
Účetní doklady:
Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.
Nejčastější chyby:
Nedostatečná vnitropodniková pravidla pro pracovní cesty (stravné, jiné výdaje).
Daňové dopady:
Zákon o daních z příjmů stanoví, že předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti nejsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací. Zákoník práce v podnikatelské sféře stanoví pouze minimální limity cestovních náhrad a nezakazuje poskytování vyšších plnění. Poskytne-li však zaměstnavatel zaměstnanci vyšší náhrady, než jaké stanoví ZP pro zaměstnance neziskových organizací, půjde na straně zaměstnance o zdanitelný příjem.
Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné výdaje.
Příklad 1 – zaměstnanec k vyúčtování pracovní cesty nedoložil jízdenku
Pan Holý vykonal podle příkazů zaměstnavatele pracovní cestu autobusem z Ostravy do Brna. Při vyúčtování cestovních náhrad pan Holý zjistil, že ztratil jízdenku. Zaměstnavatel zaměstnanci jízdní výdaje proplatil i bez předložení příslušného dokladu. Postup zaměstnavatele je v souladu se zákoníkem práce a proplacené náhrady si může daňově uplatnit. Z hlediska zaměstnance je náhrada jízdních výdajů v ceně jízdenky příjmem, který není předmětem daně ze závislé činnosti.
Příklad 2 – jízdní výdaje při využití společné jízdenky
Zaměstnavatel vyslal vlakem na pracovní cestu tři zaměstnance, kteří si z důvodu úspory finančních prostředků zakoupili levnější společnou jízdenku. Po ukončení pracovní cesty vyplnil každý zaměstnanec vlastní vyúčtování, ve kterém uplatnil 1/3 jízdného. Originál byl založen u vyúčtování jednoho ze zaměstnanců. U vyúčtování dvou zbývajících zaměstnanců byla založena fotokopie s informací, kde je založen originál dokladu.
Příklad 3 – náhrada jízdních výdajů
Pan Novák byl svým zaměstnavatelem společně se svým spolupracovníkem vyslán na pracovní cestu. Jako přepravní prostředek zaměstnavatel určil autobus. Pan Novák zaměstnavatele požádal o možnost použití vlastního osobního automobilu s tím, že mu bude poskytnuta náhrada jízdného v ceně jízdenky autobusu. Zaměstnavatel žádosti pana Nováka vyhověl.
Žádný právní předpis ovšem nestanoví postup, jakým má být změna přepravního prostředku zaznamenána. Z toho důvodu zaměstnavatel rozhodl o postupu sám a v části cestovního příkazu, ve které je uveden dopravní prostředek uvedl: „ Autobus – následně na žádost zaměstnance povoleno použití vlastního automobilu s náhradou odpovídající ceně jízdenky autobusu zjištěnou z ceníku ČSAD.”
Mimo náhradu jízdného v ceně jízdenky autobusu byly zaměstnanci proplaceny další náklady související se schváleným přepravním prostředkem – dálniční poplatky a parkovné. I když vozidlem cestoval i druhý zaměstnanec, nárok na náhradu jízdních výdajů má pouze pan Novák (řidič vozidla), protože pouze jemu výdaje vznikly.
Příklad 4 – výpočet sazby základní náhrady při použití nákladního vozidla
Zaměstnavatel vykonal v březnu na žádost zaměstnavatele pracovní cestu vlastním vozidlem. Podle údajů v technickém průkazu se jedná o vozidlo s přepážkou, tj. o malé nákladní vozidlo (kategorie N1). Zaměstnavatel je povinen vyplatit zaměstnanci základní náhradu ve výši 8,80 Kč (tj. 2 × 4,40 Kč).
Příklad 5 – zjištění spotřeby vozidla při výpočtu náhrady za použití jiného než služebního motorového vozidla (např. automobilu zaměstnance)
Zaměstnanec prokázal zaměstnavateli spotřebu technickým průkazem vozidla, ve kterém byly uvedeny následující údaje:
-
spotřeba paliva – metodika: ES 1999/100,
-
údaj o spotřebě 8,0/5,2/6,2. První údaj vyjadřuje spotřebu ve městě, druhý na dálnici a poslední údaj je pro kombinovaný provoz.
Při výpočtu náhrady použije zaměstnavatel spotřebu pro kombinovaný provoz 6,2 l/100 km.
Příklad 6:
Zaměstnanec společnosti ABC, s. r. o., byl vyslán na tuzemskou pracovní cestu, která trvala od 8:00 do…
