Příklady k náhradám jízdních výdajů

Příklad – žádost o použití vlastního vozidla:

Podle § 157 odst. 3 ZP zaměstnanci přísluší základní náhrada a náhrada výdajů za spotřebované PHM v případě, že zaměstnavatel zaměstnance o použití vozidla na pracovní cestě požádal. Jak má takováto žádost vypadat a co musí obsahovat?

Žádost zaměstnavatele, kterou žádá zaměstnance, aby na pracovní cestě použil své soukromé vozidlo, vozidlo, které si od někoho vypůjčil anebo vozidlo, které si pořizuje formou leasingu, může být písemná anebo ústní. Zcela však postačuje, když zaměstnavatel při stanovení podmínek konání pracovní cesty uvede např. v tiskopise „Příkaz k pracovní cestě” do kolonky Určený dopravní prostředek zkratku AUV. Pokud pak zaměstnanec vozidlo na pracovní cestu použije, má se (konkludentně, mlčky) za to, že vyhověl žádosti zaměstnavatele a přísluší mu tedy náhrada jízdních výdajů ve výši součtu základní náhrady a náhrady výdajů za spotřebované PHM.

Jde o jiný případ než případ označený v příkaze k pracovní cestě v kolonce Určený dopravní prostředek např. takto: „A, povoleno AUV”. V tomto případě totiž zaměstnavatel určil jako dopravní prostředek autobus a poté, ale před pracovní cestou, povolil zaměstnanci použití soukromého automobilu. V tomto případě zaměstnanci přísluší za použití soukromého vozidla náhrada jízdních výdajů ve výši ceny jízdného autobusem.

Dotaz:

Je třetí údaj o spotřebě uvedený v technickém průkazu vozidla údajem o kombinované spotřebě PHM?

Pro účely stanovení náhrady výdajů za spotřebované PHM se podle § 158 odst. 4 ZP použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU uvedený v technickém průkazu vozidla a není-li tento údaj v technickém průkazu uveden, vypočítá zaměstnavatel spotřebu pohonné hmoty vozidla aritmetickým průměrem ze všech údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu. Ze zápisu v technickém průkazu však musí být jednoznačně zřejmé, že jde o údaj o kombinované spotřebě. Samotné označení údaje číslem normy EU ještě neznamená, že o kombinovanou spotřebu jde. Řešení je proto třeba hledat v příslušné normě.

Je-li v technickém průkazu vozidla v kolonce Spotřeba paliva uvedena např. norma 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2017/1347, EU 2018/1832, je tam uveden třetí údaj o spotřebě tzv. kombinovaná (smíšená) spotřeba, která se pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použije. Uvedené normy mohou být v technickém průkazu uvedeny také v podobě bez zkratky ES nebo EU, případně mohou mít i označení EC apod. anebo i písmena za číslem normy.

Pokud údaj o kombinované spotřebě v technickém průkazu není, vypočte se spotřeba PHM vozidla aritmetickým průměrem ze všech údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu.

Příklad – technický průkaz u leasingu:

Čím lze doložit spotřebu vozidla, které si zaměstnanec pořizuje formou finančního leasingu, když technický průkaz zůstává po dobu leasingu u leasingové společnosti?

Spotřebu vozidla pro uvedené účely nelze doložit žádným jiným dokladem než technickým průkazem příslušného vozidla (příp. jeho ověřenou kopií), a to ani žádným písemným potvrzením. Je věcí nájemce, že používá vozidlo, jehož technický průkaz anebo jeho ověřenou kopii nemá k dispozici.

Příklad – technický průkaz bez údaje o spotřebě PHM:

V technickém průkazu vozidla není uvedena spotřeba PHM. Zaměstnanec poukazuje na to, že je pro něj v podstatě nemožné sehnat technický průkaz vozidla shodného typu a žádá, aby byla vzata v úvahu spotřeba uvedená v dokladu autorizovaného prodejce. Je možné tuto spotřebu použít pro výpočet náhrady výdajů za spotřebované PHM?

K výpočtu náhrady výdajů za spotřebované PHM v případě vozidla, v jehož technickém průkazu není uveden žádný údaj o spotřebě PHM, nelze použít žádný jiný údaj o spotřebě než údaj uvedený v technickém průkazu vozidla shodného typu. Zákoník práce totiž zcela jednoznačně v § 158 odst. 4 věta druhá pro uvedený případ stanoví, že zaměstnanci přísluší náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty pouze v případě, že spotřebu svého vozidla prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným obsahem válců. Jinou možnost zákoník práce nepřipouští. Spotřebu vozidla tedy nelze doložit žádným jiným dokladem než technickým průkazem. Nelze tedy ani použít případné potvrzení výrobce či akreditovaného dovozce, údaj o spotřebě uvedený v dokumentaci k vozidlu, ani údaj z informačního letáku s údaji o spotřebě vozidla vystaveného prodejcem vozidel podle vyhlášky č. 245/2005 Sb., o náležitostech informačních štítků a plakátů s údaji o spotřebě pohonných hmot a emisích CO₂ při prodeji nových osobních vozidel apod. 

Příklad – doklad o dražším nákupu PHM:

Zaměstnanec při vyúčtování náhrad jízdních výdajů za použití soukromého vozidla na pracovní cestě doložil doklad o ceně benzínu, podle kterého zakoupil pouze 2 litry benzínu. Cena uvedená na tomto dokladu je cca o 2 Kč vyšší než cena, za kterou běžně nakupuje PHM v obci svého bydliště. Musíme stanovit výši náhrady za pohonné hmoty cenou uvedenou na dokladu, anebo můžeme použít průměrnou cenu z vyhlášky MPSV?

Podle ustanovení § 158 odst. 3 ZP prokazuje zaměstnanec cenu PHM dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Zaměstnanec tedy dokladem prokazuje cenu PHM (Kč/litr), nikoliv spotřebované množství PHM. Je tedy zcela nepodstatné, jaké množství PHM nakoupil. Musí však jít o nákup PHM, kterou vozidlo jako palivo podle zápisu v technickém průkazu skutečně používá. Souvislost s pracovní cestou prakticky znamená, že PHM byla do vozidla nakoupena v době trvání pracovní cesty, příp. před pracovní cestou či po ní. Běžná tolerance je 2 dny před cestou či po ní.

Pouze v případě, kdy zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu PHM neprokáže, použije se ke stanovení výše náhrady výdajů za spotřebované PHM průměrná cena uvedená v platné vyhlášce MPSV.

Příklad – používání LPG:

Zaměstnanec použil na základě požadavku…