Tuzemské pracovní cesty

Tuzemské pracovní cesty

Jaroslava Pfeilerová

Popis operace:

Zaměstnanec má nárok na cestovní náhrady, pokud vykoná pracovní cestu, ale i v jiných případech, které jsou taxativně vymezeny v ust. § 152 ZP:

• Při pracovní cestě

• Při cestě mimo pravidelné pracoviště

• Při cestě v souvislosti s mimořádným výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce

• Při přeložení

• Při přijetí do zaměstnání v pracovním poměru (není povinnost, ale možnost)

• Při výkonu práce v zahraničí

• Při dočasném přidělení zaměstnance k jinému zaměstnavateli

Podmínky pracovní cesty určuje zaměstnavatel, který předem určí čas a místo počátku i konce pracovní cesty, určí přepravní prostředek, způsob ubytování apod. Tyto podmínky by měly být stanoveny písemně (cestovním příkazem). Pokud s tím zaměstnanec souhlasí, může zaměstnavatel od písemného vyslání upustit a podmínky stanovit ústně.

Zaměstnanci, kteří vykonají pracovní cestu, mají nárok na cestovní náhrady, které jsou vymezeny v ustanovení § 156 ZP. Jedná se o následující náhrady:

• Jízdní výdaje

• Jízdní výdaje k návštěvě člena rodiny (tuzemské i zahraniční pracovní cesty)

• Výdaje na ubytování

• Zvýšené stravovací výdaje (stravné)

• Nutné vedlejší výdaje

Jízdní výdaje

Ve vazbě na zaměstnavatelem určený přepravní prostředek budou zaměstnancům proplaceny jízdní výdaje stanovené zákoníkem práce.

I. Veřejné dopravní prostředky

Cenu jízdného prostředků hromadné přepravy (např. autobusu, vlaku, letadla, lodi, taxíku apod.) zaměstnanec prokazuje dokladem (nejčastěji jízdenkou). Zákoník práce umožňuje proplacení cestovních náhrad i v případě nedoložení příslušného dokladu. Jedná se však o výjimečné plnění, ke kterému zaměstnavatel není povinen.

II. Městská hromadná doprava

• Při použití MHD v obci, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, je zaměstnavatel povinen poskytnout náhradu jízdních výdajů ve výši odpovídající ceně jízdného platné v době konání pracovní cesty, aniž by zaměstnanci museli jízdní výdaje prokazovat.

• Při použití MHD při pracovní cestě mimo obec, ve které má zaměstnanec sjednáno místo výkonu práce, náleží náhrada jízdních výdajů v prokázané výši.

III. Náhrada ve výši odpovídající ceně jízdného za určený hromadný dopravní prostředek

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat, aby mu povolil namísto určeného hromadného dopravního prostředku použít jiný dopravní prostředek. Pokud bude zaměstnavatel s tímto způsobem přepravy při pracovní cestě souhlasit, má zaměstnanec nárok na náhradu jízdních výdajů v hodnotě zaměstnavatelem určeného jízdného. Zaměstnavatel musí v těchto případech vyhodnocovat celou řadu souvisejících okolností a povinností, které mu při použití vozidla zaměstnance vzniknou. Mimo jiné musí zaměstnavatel zvážit možnost, že pokud zaměstnanci vznikne při výkonu práce škoda (např. při autohavárii), může být povinen k její náhradě apod. V praxi se můžeme setkat s případy, kdy zaměstnanci nedodrží příkaz zaměstnavatele cestovat např. autobusem a použijí vlastní automobil, i když jej nemají schválený (s tím, že budou nárokovat jízdenky v ceně jízdenky autobusu). Pokud tato situace nastane, jedná se o porušení pracovněprávního předpisu a zaměstnanec nemusí dostat proplacenu náhradu jízdních výdajů, protože necestoval určeným přepravním prostředkem.

IV. Jiný než služební automobil

Pokud je na základě rozhodnutí zaměstnavatele pracovní cesta vykonána služebním automobilem, hradí všechny náklady související s provozem automobilu ze svých prostředků zaměstnavatel. Postup při daňovém uplatnění je stanoven zákonem o daních z příjmů.

Zaměstnavatel však může zaměstnance požádat, aby při pracovní cestě použil jiné než služební vozidlo (např. vlastní vozidlo zaměstnance, vozidlo zaměstnancem bezplatně vypůjčené nebo zaměstnancem za úplatu pronajaté).

Používání soukromého vozidla zaměstnance k pracovním cestám nelze zaměstnance pouze požádat. V zájmu zaměstnance i zaměstnavatele je, aby byly předem jasně vymezeny související podmínky.

• Zákoník práce v § 157 odst. 3 stanoví, že o použití soukromého vozidla zaměstnavatel zaměstnance požádá, ale konkrétně nestanoví, jak má taková žádost vypadat. Zaměstnavatel tedy může sám vytvořit jednoduchou listinnou nebo elektronickou písemnost (žádost o použití jiného než služebního vozidla), která může být v případě řešení škody významným dokladem.

• Podmínky pracovní cesty určuje předem (nejlépe písemně) zaměstnavatel podle § 153 ZP. Výhradně zaměstnavatel rozhodne, kde pracovní cesta začne, kdy, do jakého místa bude vykonána, kde a kdy bude ukončena apod. Tento písemný příkaz k pracovní cestě může být pomocníkem při řešení případných problémů a škod vzniklých při pracovních cestách.

• Před vysláním zaměstnance na pracovní cestu motorovým vozidlem by měl zaměstnavatel ověřit, zda má zaměstnanec platný řidičský průkaz, vozidlo zaměstnance má platnou technickou prohlídku a měření emisí škodlivin a je za něj uzavřeno zákonné pojištění (zákon č. 168/1999 Sb., o pojištění odpovědnosti za újmu způsobenou provozem vozidla a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o pojištění odpovědnosti z provozu vozidla), ve znění pozdějších předpisů).

• V rámci zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (§ 103 odst. 2 ZP) je zaměstnavatel povinen zajistit svým zaměstnancům školení zaměřené na výkon činnosti řidiče-referenta. Zákoník práce četnost ani obsah školení neřeší. Zaměstnavatelé obvykle školení řidičů zajišťují 1krát za 2 roky.

V tomto případě náleží zaměstnanci náhrada stanovená zákoníkem práce, která je tvořena součtem dvou položek:

1. sazby základní náhrady,
2. náhrady za spotřebované pohonné hmoty.

Ad 1. Sazba základní náhrady

Sazbu základní náhrady za jeden ujetý kilometr pro rok 2023 stanoví vyhláška MPSV č. 467/2022 Sb.:

• při použití jednostopých vozidel a tříkolek činí náhrada 1,40 Kč,

• při použití osobních motorových vozidel činí náhrada 5,20 Kč,

• při použití nákladního automobilu, autobusu nebo traktoru činí náhrada 10,40 Kč,

• při použití přívěsu k silničnímu motorovému vozidlu se sazba základní náhrady za 1 km jízdy zvýší o 15 %.

Tyto částky vyjadřují určitou náhradu za amortizaci vozidla, náhradu za opravy, náhradní díly, výměnu oleje apod. Pro státní sféru jsou vyhláškou stanovené sazby základní náhrady závazné. V podnikatelské sféře mohou být sazby základní náhrady libovolně zvyšovány.

Ad 2. Náhrada za spotřebované PHM

Náhradu za spotřebované PHM vypočteme následujícím způsobem:

• Spotřeba PHM – pro zjištění spotřeby PHM zaměstnavatel použije údaj z technického průkazu vozidla o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem Evropské unie. (např. např.93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 566/2011, EU 459/2012, EU 692/2008, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/646, EU 2016/646/w, EU 2018/1832). Údaje o spotřebě pro kombinovaný provoz jsou v technickém průkazu uvedeny v jednom řádku, pro výpočet náhrady se použije třetí údaj (ve středové hodnotě).

Pokud technický průkaz vozidla nebude obsahovat údaj pro kombinovaný provoz podle norem EU, vypočte zaměstnavatel průměrnou spotřebu aritmetickým průměrem z údajů uvedených v technickém průkazu.

V některých technických průkazech nejsou uvedeny žádné údaje o spotřebě motorového vozidla. Zaměstnanci, který je majitelem takového vozidla, přísluší náhrada za PHM, jen pokud spotřebu prokáže technickým průkazem vozidla shodného typu se shodným objemem válců.

• Cena PHM – při výpočtu náhrady se prvotně vychází z ceny PHM (včetně DPH) prokázané zaměstnancem dokladem o nákupu, ze kterého je zřejmá souvislost s pracovní cestou. V případě, že zaměstnanec doloží cenu PHM (např. při delší pracovní cestě) více doklady o nákupu, vychází zaměstnavatel z ceny zjištěné aritmetickým průměrem z předložených dokladů. Pokud zaměstnanec cenu PHM neprokáže, vypočte zaměstnavatel náhradu z průměrné ceny stanovené vyhláškou MPSV. Způsob určení ceny PHM si zvolí podle svého uvážení zaměstnanec, který může s těmito možnostmi i kalkulovat a v době, kdy budou ceny PHM klesat, bude při stanovení náhrady vycházet z ceny stanovené vyhláškou a naopak. Pokud vyhláška nebude některou průměrnou cenu PHM obsahovat, musí být cena doložena dokladem o nákupu. Tato situace nastane např. při využívání LPG. Pokud tedy zaměstnanec se souhlasem zaměstnavatele použije vozidlo na LPG, musí pro účely stanovení náhrady cenu této PHM prokázat dokladem o nákupu.

V případě využití průměrné ceny PHM platí pro rok 2023 vyhláška MPSV č. 467/2022 Sb. a pro průměrnou cenu elektřiny s účinností od 1. 4. 2023 vyhláška č. 85/2023 Sb. a pro motorovou naftu s účinností od 1. 7. 2023 vyhláška č. 191/2023 Sb., které stanoví:

Náhrada výdajů za ubytování

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu výdajů za ubytování, které vynaložil v souladu s podmínkami pracovní cesty, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže.

Stravné

Pro rok 2023 jsou sazby stravného při pracovní cestě stanoveny vyhláškou MPSV č. 467/2022 Sb., a to v závislosti na době trvání pracovní cesty v jednom dni.

Zaměstnavatel v nepodnikatelské sféře může svým zaměstnancům poskytovat stravné pouze v limitech stanovených zákoníkem práce (viz I. sloupec tabulky). Zaměstnavateli v podnikatelské sféře stanoví zákoník práce povinnost poskytovat svým zaměstnancům pouze minimální částky (viz II. sloupec tabulky), ale současně nijak neomezuje možnost poskytnout stravné ve vyšších částkách. Jediným možným omezením je daňový dopad, protože plnění zaměstnavatele nad maximální hodnoty stanovené pro zaměstnance z nepodnikatelské sféry podléhají dani ze závislé činnosti a také odvodům vyššího pojistného.

Při pracovní cestě, která spadá do 2 kalendářních dnů, se upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější.

Bylo-li zaměstnanci během pracovní cesty poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, na které zaměstnanec finančně nepřispívá, bude zaměstnavatel za každé uvedené jídlo stravné snižovat.

Z uvedených informací vyplývá, že zaměstnavatel v podnikatelské sféře stravné snižovat musí, ale na rozdíl od zaměstnavatele v nepodnikatelské sféře může stravné snížit o menší položku, než činí maximální částka stanovená zákoníkem práce. Z nadlimitního plnění však musí být odvedena daň ze závislé činnosti a také zákonné pojistné.

Zaměstnavatelé v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře budou stravné snižovat pouze při poskytnutí některého z hlavních denních jídel (snídaně – oběd – večeře), v jiných případných se stravné nesnižuje.

Dobrovolné stravné při cestách kratších než pět hodin

Zákoník práce umožňuje zaměstnavatelům, kteří vyslali své zaměstnance na pracovní cestu kratší než 5 hodin, a tím jim znemožnili stravovat se obvyklým způsobem, aby jim poskytli stravné do limitu stanoveného zákoníkem práce při pracovních cestách trvajících 5–12 hodin.

Jedná se o daňově výhodné plnění, protože poskytnutá částka je daňově účinným nákladem, který nepodléhá odvodům zákonného pojistného. V této souvislosti je však potřebné připomenout, že se ze strany zaměstnavatele jedná o dobrovolné plnění (zákoník práce stanoví pouze možnost – nikoli povinnost toto plnění poskytovat). To znamená, že se zaměstnanci nemohou dobrovolného stravného domáhat. Možnost poskytnout zmíněné dobrovolné stravné má zaměstnavatel v podnikatelské i v nepodnikatelské sféře. Vzhledem k tomu, že se jedná o plnění obsažené v zákoníku práce, nebude poskytnuté stravné podléhat dani z příjmů ze závislé činnosti.

Náhrada nutných vedlejších výdajů

Zaměstnavatel poskytne zaměstnanci náhradu nutných vedlejších výdajů, které mu vzniknou v přímé souvislosti s pracovní cestou, a to ve výši, kterou zaměstnavateli prokáže. Nemůže-li zaměstnanec výši výdajů prokázat, poskytne mu zaměstnavatel náhradu odpovídající ceně věcí a služeb obvyklé v době a místě konání pracovní cesty.

Cestovní náhrady člena orgánu právnické osoby

Členům orgánů právnických osob budou při cestách souvisejících s výkonem funkce poskytnuty cestovní náhrady, pokud toto právo bude sjednáno ve smlouvě o výkonu funkce. Cestovní náhrady jsou do limitu stanoveného zákoníkem práce plněním, které nepodléhá dani z příjmů ze závislé činnosti. Pro obchodní společnost se jedná o daňově účinné náklady.

Prováděcí právní předpisy

Zákoník práce obsahuje v ust. § 189 ZP zmocňovací ustanovení, na základě kterého Ministerstvo práce a sociálních věcí vyhláškou pravidelně vždy od 1. ledna stanoví průměrnou cenu PHM, sazby stravného a sazbu základní náhrady za používání silničních motorových vozidel. Pokud se však podle údajů Českého statistického úřadu některá z cen poslední úpravy obsažené ve vyhlášce zvýší alespoň o 20%, bude v souladu s ust. § 189 odst. 2 ZP příslušná částka stanovena také v mimořádném termínu.

Analytické účty:

Účty 333 a 335 mohou být členěny i podle dlužníků, tj. jednotlivých zaměstnanců. Náklady a výnosy jsou sledovány pro daňové účely.

Účetní doklady:

Účetní případy jsou účtovány podle VÚD zpracovaného na podkladě předloženého cestovního příkazu nebo jiného průkazného dokladu o vykonané pracovní cestě.

Daňové dopady:

Zákon o daních z příjmů stanoví, že předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti nejsou náhrady cestovních výdajů do výše stanovené pro zaměstnance zaměstnavatele, který je neziskovou organizací. Zákoník práce v podnikatelské sféře stanoví pouze minimální limity cestovních náhrad a nezakazuje poskytování vyšších plnění. Poskytne-li však zaměstnavatel zaměstnanci vyšší náhrady, než jaké stanoví ZP pro zaměstnance neziskových organizací, půjde na straně zaměstnance o zdanitelný příjem.

Vyúčtování náhrad v souladu se zákoníkem práce a při respektování ustanovení zákona o dani z příjmů představuje daňově uznatelné výdaje.