Povinnosti v důchodovém a nemocenském pojištění

901

Povinnosti v důchodovém a nemocenském pojištění

Ing. Růžena Klímová, JUDr. Tomáš Hejkal, Ing. Marta Ženíšková

 NahoruPřehled základních povinností zaměstnavatelů v oblasti důchodového pojištění

Souhrn povinností zaměstnavatelů v oblasti důchodového pojištění lze rozčlenit do čtyř okruhů:

I. Vedení podkladové evidence pro účely důchodového pojištění

II. Vyhotovování a předkládání evidenčních listů důchodového pojištění

III. Součinnost zaměstnavatele v důchodovém řízení, potvrzování rozhodných skutečností

IV. Plnění ohlašovací povinnosti

I. Vedení podkladové evidence pro účely důchodového pojištění

A. Rozsah evidence (§ 37 odst. 1 a 2 ZOPSZ)

Evidence, kterou zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění, musí podle odst. 1 obsahovat následující údaje:

1. příjmení (včetně všech dřívějších příjmení), jméno, datum a místo narození, místo trvalého pobytu, státní občanství, a byl-li občan účasten důchodového pojištění v cizině a zaměstnavatel je jeho prvním zaměstnavatelem po skončení této účasti, též údaj o názvu a adrese cizozemského nositele pojištění a o cizozemském čísle pojištění;
2. rodné číslo;
3. vznik a skončení pracovního poměru nebo jiného vztahu k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění;
4. vyměřovací základ pro stanovení pojistného na důchodové pojištění za příslušná rozhodná období (§ 5 zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů);
5. dobu dočasné pracovní neschopnosti, s výjimkou dočasné pracovní neschopnosti, kterou si občan přivodil úmyslně, a karantény, dobu, po kterou trvala potřeba ošetřování nebo péče o dítě ve věku do 10 let nebo ošetřování jiné fyzické osoby v případech uvedených v § 39 ZNP, nejde-li o osoby, které podle zákona o nemocenském pojištění nemají nárok na ošetřovné, a skutečnost, zda pojištěnec v žádosti o ošetřovné uvedl, že je osamělý, dobu, po kterou trvala podpůrčí doba u dávky otcovské poporodní péče podle zákona o nemocenském pojištění, dobu, po kterou trvala potřeba poskytování dlouhodobé péče podle zákona o nemocenském pojištění, nejde-li o osoby, které nemají nárok na dlouhodobé ošetřovné, a dobu před porodem, po kterou nebyla vykonávána výdělečná činnost z důvodu těhotenství, nejdříve však od začátku osmého týdne před očekávaným dnem porodu, do dne, který bezprostředně předchází dni porodu;
6. dobu pracovního volna bez náhrady příjmu a neomluvené nepřítomnosti v práci;
7. záznam, zda občan pobírá starobní důchod přiznaný podle § 31 ZDPo, kdo jej vyplácí, datum vzniku nároku na tento důchod, popřípadě číslo rozhodnutí o jeho přiznání, jde-li o poživatele důchodu vypláceného orgány ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti (od roku 2012);
8. jde-li o obchodní společnost, seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady této společnosti za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost neodvedla pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla povinna odvést; to platí obdobně pro družstvo (§ 37 odst. 7 ZOPSZ zaniká-li obchodní společnost/družstvo bez právního nástupce, je povinna/o předat tyto údaje příslušné OSSZ, a to nejpozději do dne výmazu společnosti z obchodního rejstříku);
9. dobu vojenské činné služby, nejde-li o vojáky z povolání.

Zaměstnavatel podle odst. 2 dále vede evidenci:

1. o náhradách za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti náležející za pracovní úraz (nemoc z povolání), které vyplácí, a vystavuje občanům potvrzení o době a důvodu poskytování těchto náhrad a o výši těchto náhrad vyplacených v jednotlivých kalendářních letech;
2. o zvláštním příspěvku horníkům, který vyplácel před rokem 1996, a vystavuje potvrzení občanům o době poskytování příspěvku a o výši příspěvku vyplaceného v jednotlivých kalendářních letech;
3. o dobách uvedených ve větě druhé § 16 odst. 4 písm. a), d), e) ZDPo (tzv. omluvné důvody, výkon vojenské služby v ozbrojených silách České republiky, péče o dítě do 4 let věku, péče o osobu závislou na pomoci jiné fyzické osoby) pokud tyto doby trvaly celý kalendářní měsíc, popřípadě jen po část kalendářního měsíce, pokud pracovní poměr nebo jiný vztah k zaměstnavateli, který zakládá účast na důchodovém pojištění, trval jen po část kalendářního měsíce, a v takovém kalendářním měsíci byl zúčtován příjem, který se zahrnuje do vyměřovacího základu pro stanovení pojistného na sociální zabezpečení, a o výši tohoto příjmu; zaměstnavatel vystavuje potvrzení o těchto dobách a o výši tohoto příjmu na žádost občana za jednotlivé kalendářní roky (povinnost je stanovena od roku 2012).

B. Povinnost uschovávat v evidenci některé písemnosti nebo záznamy (§ 35a odst. 4 ZOPSZ)

Zaměstnavatelé jsou povinni uschovávat:

1. stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce, po dobu 3 kalendářních roků po roce, kterého se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny;
2. seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady obchodních společností a družstev vedené za jednotlivé kalendářní měsíce a přehled kalendářních měsíců, za které tato společnost (družstvo) neodvedla(o) pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti, které byla(o) povinna(o) odvést, po dobu 6 kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se záznam týká, vždy však po dobu 3 kalendářních roků následujících po měsíci, v němž bylo dlužné pojistné na tento měsíc zaplaceno;
3. záznamy o skutečnostech vedených v podkladové evidenci pro účely důchodového pojištění (podle § 37 odst. 1 ZOPSZ) o poživatelích starobního nebo invalidního důchodu po dobu 10 kalendářních roků po roce, kterého se týkají;
4. mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.

Výše uvedené lhůty platí, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, které mají charakter účetních záznamů delší uschovací dobu; za záznamy s charakterem účetních záznamů se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby (§ 96 ZP), včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Od roku 2009 ust. § 35a odst. 5 ZOPSZ výslovně ukládá zaměstnavatelům zanikajícím bez právního nástupce před uplynutím výše uvedených archivačních dob, aby tito zajistili úschovu záznamů a dalších dokladů do uplynutí těchto zákonem stanovených dob a písemně oznámit OSSZ, kde jsou tyto záznamy a doklady uloženy.

C. Plnění úkolů zaměstnavatelů v některých zvláštních případech

1. nepodléhá-li zaměstnanec nebo smluvní zaměstnanec pojištění podle zákona o důchodovém pojištění, je zaměstnavatel povinen vést ve smyslu § 37 odst. 1 písm. i) ZOPSZ údaje o jeho pojištění v cizině;
2. podléhá-li smluvní zaměstnanec účasti na českém důchodovém pojištění, plní smluvní zaměstnavatel pro tohoto smluvního zaměstnance podle § 36a odst. 1 ZOPSZ stejné povinnosti jako ostatní zaměstnavatelé pro ostatní zaměstnance, kteří jsou účastni českého důchodového pojištění;

   • smluvním zaměstnavatelem se rozumí právnická nebo fyzická osoba, která má sídlo nebo bydliště na území České republiky a u níž jsou v České republice činní zaměstnanci zaměstnavatele, jehož sídlo nebo bydliště je na území státu, s nímž Česká republika neuzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení, považovaní v České republice za smluvní zaměstnance, pokud podle smlouvy uzavřené s tímto zaměstnavatelem jsou příjmy smluvních zaměstnanců vypláceny smluvním zaměstnavatelem nebo jsou smluvním zaměstnavatelem uhrazovány tomuto zaměstnavateli;

   • smluvním zaměstnancem se rozumí zaměstnanec zaměstnavatele, jehož sídlo je na území státu, s nímž Česká republika neuzavřela mezinárodní smlouvu o sociálním zabezpečení (jedná se tedy o zahraničního zaměstnavatele), je-li činný v České republice u smluvního zaměstnavatele.

3. zaměstnavatel zaměstnanců, kteří mají trvalý pobyt na území České republiky, vykonávají trvale zaměstnání v cizině a jsou povinně účastni důchodového pojištění podle předpisů státu, ve kterém trvale vykonávají zaměstnání, je podle § 36a odst. 2 ZOPSZ, povinen vést ve své evidenci o těchto zaměstnancích údaje uvedené v § 37 odst. 1 písm. a), b) ZOPSZ a údaj o této povinné účasti na důchodovém pojištění v cizině;
4. jde-li o osoby se zdravotním postižením při teoretické a praktické přípravě pro zaměstnání nebo výdělečnou činnost, vede zaměstnavatel nebo vzdělávací zařízení, u nichž se příprava provádí, v evidenci údaje potřebné pro provádění důchodového pojištění (§ 37 odst. 6 ZOPSZ).

S účinností od 1. 1. 2023 má zaměstnavatel, který zaměstnává zaměstnance, kteří vykonávají práce zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku povinnost vést o těchto zaměstnancích:

• jejich seznam,

• počet směn v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku podle § 37d odst. 2 a 3 ZDPo v kalendářním roce; tento počet směn se stanoví tak, že se úhrn hodin výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých kalendářních měsících vydělí 8, přičemž zbytek hodin nižší než 8 se považuje za 1 směnu,

• evidenci o době výkonu prací zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku v jednotlivých směnách a v jednotlivých kalendářních měsících; doba výkonu těchto prací v kalendářním měsíci se stanoví v celých hodinách, přičemž zbytek minut nižší než 60 se považuje za 1 hodinu,

zaměstnavatel vystavuje potvrzení o údajích podle písmene c) na předepsaných tiskopisech. Zaměstnavatel je povinen toto potvrzení předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení spolu s evidenčním listem postupem podle § 39 ZOPSZ nebo na výzvu tohoto orgánu podle § 39. Zaměstnavatel je dále povinen vyhotovit stejnopisy tohoto potvrzení a občanu předat stejnopis tohoto potvrzení spolu se stejnopisem evidenčního listu; pro stejnopisy tohoto potvrzení platí § 38 odst. 5 obdobně.

Zaměstnavatel je povinen v souladu s ustanovením § 37a ZOPSZ vystavit potvrzení podle písm. c) o počtu směn v zaměstnání zdravotnického záchranáře nebo člena jednotky hasičského záchranného sboru podniku vykonávaném v období od 1. 1. 1993 do 31. 12. 2022 a toto potvrzení do 31. 12. 2024 předložit příslušnému orgánu sociálního zabezpečení postupem podle § 39 ZOPSZ a zároveň předložit zaměstnanci stejnopis tohoto potvrzení.

II. Evidenční listy důchodového pojištění

Zaměstnavatel je podle ustanovení § 39 ZOPSZ povinen předložit ELDP České správě sociálního zabezpečení v elektronické podobě formou datové zprávy prostřednictvím datové schránky nebo elektronické adresy podatelny. Toto neplatí, pokud zaměstnanci vznikne nárok na dávku důchodového pojištění ze služebního poměru konaného u příslušného ministerstva obrany, vnitra či spravedlnosti. ELDP těchto zaměstnanců předkládá zaměstnavatel přímo příslušnému ministerstvu, u kterého zaměstnanec konal službu.

Pokud zaměstnavatel nemůže z prokazatelných objektivních technických důvodů předložit evidenční list v elektronické podobě, může tak učinit způsobem uvedeným v § 123e odst. 2 písm. b) ZOPSZ zasláním na adresu určenou Českou správou sociálního zabezpečení; přitom je povinen uvést důvod tohoto postupu. Tato povinnost je splněna i předáním evidenčního listu OSSZ, v jejímž obvodu je útvar zaměstnavatele, ve kterém je vedena evidence mezd. Technické důvody se posuzují podle § 61 odst. 5 ZNP obdobně.

Technickým důvodem se rozumí zejména výpadek:

• elektrické energie,

• služeb provozovatele komunikační infrastruktury,

• informačního systému zaměstnavatele,

• informačního systému orgánu sociálního zabezpečení, pro který není možné vystavit v elektronické podobě tiskopis, nebo odeslané údaje přijmout.

Zaměstnavatel je povinen předložit ELDP podle ustanovení § 39 odst. 2 písm. a) ZOPSZ.

do 30 dnů od dne:

• zápisu údajů do ELDP, který je nutno dle § 38 odst. 4 ZOPSZ provést za každý kalendářní rok po účetní závěrce nejpozději do 30. 4. následujícího kalendářního roku, nejedná-li se o výdělečnou činnost, která skončila před 31. 12. nebo v průběhu daného kalendářního roku;

• zápisu údajů do ELDP, který je nutno podle téhož ustanovení provést do jednoho měsíce po konečném vyúčtování, jedná-li se o výdělečnou činnost, která skončila před 31. 12., nejpozději však do 31. 1. následujícího kalendářního roku;

• ode dne svého zániku.

do 8 dnů od dne:

• obdržení výzvy orgánu sociálního zabezpečení.

V souvislosti s úmrtím zaměstnance organizace předkládá ve smyslu § 39 odst. 4 ZOPSZ ELDP za situace, kdy:

• orgán sociálního zabezpečení organizaci vyzve k odeslání ELDP ve lhůtě jím určené;

• do 3 měsíců od úmrtí, nedošlo-li k jeho vyžádání dříve.

Jde-li o osoby ve služebním poměru, s výjimkou státního zaměstnance podle služebního zákona, nebo o občana, jemuž vznikl nárok na důchod příslušníků ozbrojených sil, předkládá se ELDP orgánům ministerstev obrany, vnitra a spravedlnosti, podle toho, který orgán je příslušný k rozhodování o dávkách důchodového pojištění.

Zaměstnavatel vydává občanovi stejnopis ELDP

Zaměstnavatel je povinen vyhotovit dva stejnopisy ELDP. Jeden stejnopis s podpisem pojištěnce si ponechá ve své evidenci po dobu tří kalendářních roků po roce, kterého se týká. Byl-li ELDP vyhotovován později než v zákonem…