Paušalizace a účetní aspekty cestovních náhrad

901

Paušalizace a účetní aspekty cestovních náhrad

Ing. Karel Janoušek

 NahoruPaušalizace cestovních náhrad

Paušalizací cestovních náhrad lze dosáhnout výrazného zjednodušení administrativních prací při zjišťování a vypořádávání cestovních náhrad se zaměstnanci, kteří s určitou pravidelností uskutečňují pracovní cesty za podobných podmínek do stejných míst, tj. na přibližně stejnou dobu, obdobným dopravním prostředkem apod. Postup při paušalizaci těchto náhrad upravuje ustanovení § 182 ZP. Formou paušálu je možno stanovit náhrady za všechny anebo vybrané druhy cestovních náhrad, za všechny opakující se cesty anebo jen za cesty do určitých míst, za tuzemské pracovní cesty i za pracovní cesty zahraniční.

Jedním z nejvhodnějších a nejjednodušších případů paušalizace je poskytování náhrad jízdních výdajů formou měsíčního paušálu pracovnicím podatelny za cesty na poštu (pro došlou poštu a s odesílanou poštou), za cesty pokladní do banky k vyzvednutí hotovosti pro doplnění pokladny apod. Jde o opakované pracovní cesty do stejného místa, stejným dopravním prostředkem, za stejných podmínek. Jinou skupinou osob, u kterých je paušalizace cestovních náhrad vhodná, jsou např. obchodní zástupci (dealeři), řidiči nákladních vozidel vč. mezinárodní kamionové dopravy, pracovníci kontrolních útvarů a další zaměstnanci, kteří často konají pracovní cesty do stejných míst, v jedné obci nebo i širším území.

Po stanovení správné výše paušálu a jeho vyplácení zaměstnanci již není potřeba provádět za každou pracovní cestu vyúčtování cestovních náhrad, neboť zcela postačuje např. vhodný záznam v evidenci docházky, ze kterého je zřejmé, kam a kdy příslušný zaměstnanec odešel (odjel) a kdy se vrátil.

Paušální částku může podle § 182 ZP zaměstnavatel stanovit (nebo sjednat) jako měsíční nebo denní náhradu. Rozhodnutí o paušalizaci cestovních náhrad (vybraného druhu cestovních náhrad) musí být provedeno písemnou formou (vnitřní předpis, rozhodnutí, dohoda) tak, aby bylo jednoznačně zřejmé, kterých zaměstnanců (jmenovitě profesních skupin apod.) se paušalizace týká, při jakých pracovních cestách (do kterých míst) a za jakých podmínek konaných (např. druh dopravního prostředku, způsob ubytování), které druhy cestovních náhrad paušál obsahuje, zda jde o denní nebo měsíční paušální náhradu, jak bude paušální částka krácena při nepřítomnosti zaměstnance v práci (dovolená, nemocenská apod.) a jak bude jeho vyplácení příslušným zaměstnancům (do kolika dnů po stanoveném období, v hotovosti, při vyúčtování mzdy apod.) prováděno.

Z ustanovení § 182 ZP je zřejmé, že při stanovení výše paušálu se vychází z průměrných podmínek konání příslušných cest, za které bude paušální náhrada poskytována, ze skutečné výše již vyplacených cestovních náhrad a příp. také z předpokládaných průměrných náhrad v dalším období. Výši paušálu tedy zaměstnavatel nemůže odhadnout či jen dohodnout, ale musí k jeho stanovení použít již skutečně vyplacené cestovní náhrady z pracovních cest, které chce v dalším období zaměstnanci nebo skupině zaměstnanců formou paušálu poskytovat. Tuto skutečnou výši vyplacených cestovních náhrad může případně doplnit nebo upravit o předpokládané budoucí průměrné výdaje. Musí přitom vždy jít o dostatečně velkou skupinu homogenních hodnot, protože jinak by zjištěný průměr nebyl použitelný.

Při stanovení výše měsíčního nebo denního paušálu za jeden nebo více druhů cestovních náhrad, je tak nutno vycházet vždy ze stejnorodých podmínek rozhodných pro poskytování cestovních náhrad, tj. údajů:

• týkajících se příslušného zaměstnance nebo skupiny zaměstnanců,

• časově, prostorově a věcně souvisejících,

• zjištěných za dostatečně dlouhou dobu a obdobných podmínek,

• očištěných o extrémní hodnoty.

Způsob stanovení výše paušálních částek vč. dokladů, které k tomu použil, musí být zaměstnavatel schopen kdykoliv předložit (a zdůvodnit) zaměstnanci a příp. i kontrolnímu orgánu.

Zaměstnavatel by měl vždy za určité období stanovený paušál přezkoumat, tzn. ověřit, zda nedošlo ke změně podmínek, za kterých bylo o paušalizaci rozhodnuto a výše paušálu stanovena. Pokud se podmínky změnily, měl by rozhodnutí upravit tak, aby paušál odpovídal nové situaci. Ke změně paušálu by tak mělo dojít např. vždy, dojde-li ke změně místa, kam je příslušný zaměstnanec (zaměstnanci) vysílán na pracovní cesty, ke změně používaného dopravního prostředku, času potřebného pro uskutečnění příslušných pracovních cest, cen jízdného, ubytování, pohonných hmot, výše sazeb stravného apod. Protože v zásadě vždy jde v konečném důsledku o daně, je vhodné, aby toto přezkoumání bylo provedeno alespoň jednou za zdaňovací…