Ing. Jaroslav Trávníček
V souladu s ustanovením zákona o účetnictví se v podmínkách účetní
jednotky vymezují konkrétní postupy, které jsou spojeny s oběhem účetních dokladů, jejich
odsouhlasením věcným a formálním.
Základní informaci o účetních principech naleznete v textech Účetnictví a Účetní závěrka. Je zřejmé, že kvalita účetnictví
je závislá nejen na oběhu účetních dokladů, ale také na schopnosti prokázat
kompetence a odpovědnost pracovníků zajišťujících ekonomickou agendu.
Zejména při auditu účetních závěrek a daňových kontrolách se objevují pochybení, když
účetní jednotka není schopna v prvním případě obhájit účetní postupy, ve druhém
důkazní břemeno především pro účely daně z příjmů a daně z přidané hodnoty.
Proto se zde věnujeme konkrétním úkolům, které musí vedení účetní
jednotky zajistit a měly by být obsaženy ve vnitropodnikové směrnici. Zaměříme se na
následující oblasti: otázku průkaznosti, resp. kompetencí a podpisových práv, účetní záznamy, obsah účetního
případu a jeho zaúčtování.
Na závěr uvedeme několik doporučení pro kontrolní
mechanismy, jež jsou nedílnou součástí této problematiky. A také je
připraven vzorový příklad vnitropodnikové směrnice.
NahoruPodpisový řád
Nedílnou součástí je stanovení jednotlivých kompetencí a povinností
včetně tzv. podpisového řádu. Dále připomínáme některé účetní pojmy, se kterými
se setkáme při sledování oběhu účetních dokladů.
Podpisovým záznamem se rozumí podpis osoby, jež je povinna v
souladu s podpisovým řádem připojit svůj podpisový záznam na účetní záznam.
Podpisové záznamy mohou existovat ve dvou podobách, a to:
-
vlastnoruční podpis v případě účetních záznamů v písemné
podobě,
-
identifikační záznam či kód v případě účetních záznamů v
technické podobě.
Vlastnoruční podpis nelze nahradit parafou, šifrou, zkratkou či
podpisovým razítkem. Nedoplnění vlastnoručního podpisu na účetní záznam vedený
v písemné podobě a jeho nahrazení některou z výše uvedených forem znamená, že
podpisový záznam není uveden.
NahoruÚčetní software
Nejen pro podpisové záznamy, ale též pro navazující oblasti oběhu
účetních dokladů je podstatné, jak kvalitní účetní program je používán. Měl by
splňovat nejen podmínky kladené účetními předpisy na účetní záznamy. Proto je
nutné prověřit, jestli nabízí nástroje pro kontrolní mechanismy, které
rozebíráme v závěru hesla.
Vzhledem k tomu, že i účetní záznamy (včetně účetních dokladů)
vedené a existující pouze v podobě technických záznamů musí být doplněny
podpisovými záznamy, přičemž i tyto podpisové záznamy mohou existovat pouze v
technické formě, považuje se za naplnění povinnosti doplnění podpisových
záznamů přístupová identifikace k softwarovým produktům.
Osobou oprávněnou, odpovědnou i povinnou, jak jsou dále
definovány, se v tomto případě rozumí osoba, jež disponuje přístupovým
oprávněním či přístupovým klíčem, který umožňuje či stanovuje provedení
automatizované operace.
Nahoru"Účetní pozice“
Ve směrnici oběh účetních dokladů musí být jasně určeny osoby
zabezpečující účetnictví a jejich kompetence. Hovoříme o osobách oprávněných,
odpovědných a povinných.
Osobou oprávněnou se rozumí osoba, v jejíž kompetenci je
danou účetní operaci či způsob vedení účetnictví nařídit a schválit. Jde tedy o
vrcholnou odpovědnost za daný účetní případ, který je nesen účetním
záznamem.
Osobou odpovědnou se rozumí osoba, jež odpovídá za věcný
obsah a věcnou správnost daného účetního případu či účetního záznamu. Tato
osoba garantuje svým podpisovým záznamem, že věcný obsah účetního případu či
účetního záznamu odpovídá skutečnosti a je věcně správný.
Do třetice osobou povinnou se rozumí osoba, která je povinna
daný účetní případ provést či podle účetního záznamu upravujícího způsob vedení
účetnictví postupovat. Osoba povinná tedy odpovídá svým podpisovým záznamem za
provedení dané účetní operace v intencích schválených osobou oprávněnou a
osobou odpovědnou.
Organizace účtáren, pozice jednotlivých účetních a nadřízené
"hlavní účetní“ je nutné jednoznačně deklarovat. Samozřejmě s ohledem na
velikosti účetní jednotky. U větších firem se setkáme s pozicemi: hlavní účetní
a vedoucí účtárny, které plní funkci osoby oprávněné. Pozice samostatných
účetních odpovídá osobě odpovědné a povinné.
Odpovědnost osoby povinné je omezena pouze na případy, kdy se
odchýlí od postupu schváleného osobou oprávněnou a osobou odpovědnou. Jde o
odpovědnost za obsah účetního případu, zaúčtování účetního případu, provedení
účetního zápisu, formální přezkoušení účetního dokladu, za ověření
přípustnosti.
NahoruÚčetní záznam
Tuto účetní kategorii rozebíráme samostatně v Účetní záznam. Platí to též pro
pojem účetní doklad.
Důsledně je třeba v některých případech rozlišovat nároky kladené
na daňové doklady pro účely DPH. Ne každý účetní
doklad je tímto daňovým dokladem.
NahoruObsah účetního případu
Odpovědnost za správnost účetního případu doloženého daným účetním
dokladem je jasně dána (viz výše). Neméně…
