Náhrady při tuzemských pracovních cestách - 2. část

401

Náhrady při tuzemských pracovních cestách – 2. část

Ing. Karel Janoušek

Vysvětlení problematiky (otazníky kolem stravného – výše, neposkytování stravného, stravné nad stanovený rámec rozpětí, stravné při bezplatně poskytnutém jídle, stravné při několika pracovních cestách v jednom dni, stravné při výkonu práce v místě bydliště, stravné při pracovní cestě v rozsahu dvou dnů, stravné a menu stravenky)

 NahoruStravné při tuzemské pracovní cestě

Podle § 163 ZP, resp. ve státní a příspěvkové sféře podle § 176 ZP, přísluší zaměstnanci při tuzemské pracovní cestě trvající přesně pět hodin a déle náhrada zvýšených stravovacích výdajů, tj. stravné. Na stravné má tedy zaměstnanec právo v případě, že pracovní cesta trvá alespoň 5 hodin. Výši stravného neprokazuje zaměstnanec žádným dokladem o zakoupení jídla. Na stravné nemá vůbec žádný vliv, že zaměstnanci byla případně poskytnuta strava v závodní jídelně nebo jiný příspěvek na závodní stravování, menu stravenka apod. Stravné nelze zaměňovat ani nahrazovat příspěvkem na závodní stravování ani jiným způsobem.

 NahoruVýše stravného

Základní zásadou u tuzemského stravného je to, že se stanoví vždy za každou pracovní cestu a každý kalendářní den této pracovní cesty samostatně. Výjimkou z této zásady je případ tuzemské pracovní cesty spadající do dvou kalendářních dnů (viz níže).

Zaměstnanci v podnikatelské sféře přísluší podle doby trvání pracovní cesty stravné nejméně ve výši uvedené v § 163 odst. 1 ZP (upravené pro příslušný rok vyhláškou MPSV). Zaměstnavatel v této sféře však může zaměstnanci poskytovat stravné v neomezené výši. Jestliže zaměstnavatel před vysláním zaměstnance na pracovní cestu nesjedná nebo neurčí vyšší než minimální stravné, přísluší zaměstnanci stravné ve vyhláškou MPSV stanovené minimální výši.

Zaměstnanci ve státní a příspěvkové sféře, tj. zaměstnanci zaměstnavatele, který je uveden v § 109 odst. 3 ZP, lze poskytnout stravné při tuzemské pracovní cestě ve výši stanovené anebo dohodnuté z rozpětí uvedeného v § 176 odst. 1 ZP (upraveného pro příslušný rok vyhláškou MPSV). Pokud zaměstnavatel nejpozději před vysláním zaměstnance na pracovní cestu výši stravného nesjedná anebo neurčí, přísluší zaměstnanci stravné ve výši dolní sazby příslušného rozpětí.

S účinností od 1. 1. 2024 byly vyhláškou MPSV č. 398/2023 Sb. sazby stravného, která zaměstnanci přísluší při tuzemských pracovních cestách.

Za každý kalendářní den tuzemské pracovní cesty tak od 1. 1. 2024 poskytne zaměstnanci zaměstnavatel neuvedený v § 109 odst. 3 ZP stravné podle § 163 odst. 1 ZP nejméně ve výši:

• 140 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 212 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

• 333 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin,

a zaměstnavatel uvedený v § 109 odst. 3 ZP stravné podle § 176 odst. 1 ZP ve výši:

• 140 Kč až 166 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,

• 212 Kč až 256 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,

• 333 Kč až 398 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Konkrétní výši stravného určí zaměstnavatel ve vnitřní směrnici nebo nejpozději před vysláním zaměstnance na pracovní cestu. Může tak učinit i před každou pracovní cestou jinak. Ani ve vnitřním předpisu nemusí být stanoveny pro všechny zaměstnance stejné podmínky. Nesmí však být přitom porušeno ustanovení § 16 ZP o zákazu diskriminace.

Jestliže zaměstnavatel poskytne zaměstnanci stravné vyšší, než za stejných podmínek přísluší zaměstnanci zaměstnavatele ve státní a příspěvkové sféře, je podle § 6 odst. 7 písm. a) ZDP příslušný rozdíl (v tomto případě proti horní sazbě příslušného rozpětí – při bezplatném poskytnutí jídla je tomu jinak) částkou, která je u zaměstnance předmětem daně z příjmů ze závislé činnosti. Táž částka je také součástí vyměřovacího základu pro pojistné na všeobecné zdravotní pojištění a vyměřovacího základu pro pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti.

Výše stravného se stanoví vždy za každou pracovní cestu samostatně, a to i v případech několika pracovních cest uskutečněných v kalendářním dni. Při několikadenní pracovní cestě se stravné stanoví za každý kalendářní den příslušné pracovní cesty zvlášť.

Výjimkou z této základní zásady je stravné u tuzemských pracovních cest spadajících do dvou kalendářních dnů, tj. dvoudenní pracovní cesty (pracovní cesty, jejichž doba trvání překračuje jednu půlnoc). V případě takovýchto pracovních cest se podle § 163 odst. 4 ZP upustí od odděleného posuzování doby trvání pracovní cesty v kalendářním dni, je-li to pro zaměstnance výhodnější. To znamená, že v tomto případě musí být provedeno dvojí stanovení výše stravného, a to jako součet stravného stanoveného samostatně za každý kalendářní den příslušné pracovní cesty a stravné za celkovou dobu trvání této dvoudenní pracovní cesty. Vyšší z obou částek je pak stravné, které zaměstnanci podle uvedeného ustanovení přísluší. Tento postup se nepoužije u stravného za tuzemskou část zahraniční pracovní cesty.

Je-li zaměstnanec vyslán na pracovní cestu kratší než 5 hodin a na této cestě se nemůže stravovat obvyklým způsobem, tzn. je-li tato cesta uskutečněna v době, kdy je např. vydáván oběd v závodní jídelně, může mu zaměstnavatel podle ustanovení § 176 odst. 2 ZP poskytnout na základě svého rozhodnutí stravné do výše horní hranice rozpětí stravného platného pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin. Přestože jde ze strany zaměstnavatele o dobrovolné plnění, lze příslušnou částku vyplacenou takto zaměstnanci uplatnit jako daňově uznatelný náklad zaměstnavatele (jde ve smyslu § 24 odst. 2 písm. zh) ZDP o postup zaměstnavatele v souladu se zákoníkem práce) a u zaměstnance není tato částka předmětem daně z příjmů ze závislé činnost.

Stravné zaměstnanci nepřísluší po dobu návštěvy člena rodiny a po dobu dohodnutého přerušení pracovní cesty z důvodu na straně zaměstnance. V těchto případech začíná právo na stravné začátkem výkonu práce a končí ukončením výkonu práce. Důvody pro neposkytnutí stravného je zakázáno rozšiřovat (viz § 163 odst. 7 ZP).

 NahoruStravné při bezplatně poskytnutém jídle

Pokud bylo zaměstnanci v průběhu tuzemské pracovní cesty nebo tuzemské části zahraniční pracovní cesty bezplatně poskytnuto jídlo, které má charakter snídaně, oběda nebo večeře, přísluší zaměstnanci stravné snížené, a to v podnikatelské sféře podle § 163 odst. 2 a 3 ZP a ve státní a příspěvkové sféře podle § 176 odst. 3 a 4 ZP, přičemž v některých případech mu stravné nepřísluší.

Za bezplatně poskytnuté jídlo se považuje jídlo charakteru snídaně, oběda nebo večeře, které bylo zaměstnanci poskytnuto zaměstnavatelem, jinou firmou, obchodním partnerem nebo jinou osobou a které zaměstnanec ze svých prostředků nezakoupil ani na ně finančně nepřispěl. Bezplatným poskytnutím jídla není poskytnutí stravy v závodní jídelně, menu stravenky apod., neboť část její hodnoty zaměstnanec hradí. Takové stravování není pro zjištění, zda zaměstnanci přísluší stravné, vůbec podstatné a na poskytování stravného ani jeho výši nemá žádný vliv.

Poskytnutí jiné formy jídla než snídaně, oběda či večeře, tj. např. občerstvení, ať poskytnuté zaměstnavatelem, jinou osobou, přepravní společností ve veřejném dopravním prostředku (v letadle, vlaku, na lodi, není-li poskytnuté jídlo deklarováno např. jako oběd) apod., se pro uvedené účely za bezplatně poskytnuté jídlo nepovažuje a není důvodem pro snížení stravného.

Nejčastějším případem bezplatného poskytnutí jídla na pracovní cestě je případ, kdy součástí uhrazeného ubytování je snídaně nebo případ, kdy jako součást vložného na školení či konferenci je oběd nebo večeře (příp. druhá večeře). Jednoznačně tomu je v případě, kdy snídaně je, podle kalkulace ubytovatele, nedílnou součástí ceny za ubytování a tato skutečnost je zřejmá z dokladu o ubytování, faktury či jiného dokladu o úhradě anebo když zaměstnanec uvede tuto skutečnost při vyúčtování cestovních náhrad. Přitom není rozhodující, zda na příslušném dokladu je uvedena hodnota jídla nebo není.

Hodnota zaměstnanci bezplatně poskytnutého jídla nemá na zaměstnance z hlediska cestovních náhrad ani z daňového…