Archivace dat ve mzdové a personální oblasti
Ing. Růžena Klímová
Archivace dat se provádí podle potřeby zaměstnavatele, tj. u některých dokladů pravidelně měsíčně, u jiných až po skončení kalendářního roku. Po skončení kalendářního roku je nutné provést archivaci dokumentů vždy, a to v souladu s právními předpisy, které upravují archivační lhůty pro jednotlivé doklady.
Mzdový list
Archivační lhůta mzdového listu činí 45 let po roce, v němž byl proveden poslední záznam (§ 35a odst. 4 zákona č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, ve znění pozdějších předpisů). Stejnou dobu se archivují i účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění. Jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, platí archivační doba 10 let po roce, kterého se týkají.
Doba v délce 45 let (z původních 30 let) byla zavedena s účinností od 1. 1. 2023. Cílem změny je nejen stanovit delší uschovací lhůtu pro nově vyhotovované doklady, ale též prodloužit dosavadní 30letou lhůtu pro archivaci dokladů vyhotovených v minulosti, pokud u nich dosavadní lhůta dosud neuplynula, resp. pokud byl posledním dnem této lhůty 31. prosinec 2022. Zaměstnavatelé by tedy měli uschovávat tyto doklady i nadále, přestože lhůta 30 let, která platila v době jejich pořízení, uplyne; doklady je třeba archivovat až do doby, kdy uplyne 45 let počínaje 1. lednem kalendářního roku následujícího po roce, kterého se týkají.
Daňové doklady
Doklady týkající se daňových dokumentů jsou posuzovány jako účetní doklady, na které se vztahuje zákon o účetnictví č. 563/1991 Sb. ve znění pozdějších předpisů. Dle § 31 ZoÚ jsou účetní jednotky povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví:
- účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;
- účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají;
- účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají formu vedení účetnictví, po dobu 5 let počínajících koncem účetního období, kterého se týkají.
Daňové doklady se archivují 10 let po roce, kterého se týkají.
Použijí-li účetní jednotky účetní záznamy i pro jiný účel, a to zejména pro účely trestního řízení, opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, správního řízení, občanského soudního řízení, daňového řízení, skartačního řízení nebo pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění anebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob dále tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely.
Doklady o pojistném na sociální zabezpečení
Podle ustanovení § 22c zákona č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, ve znění pozdějších předpisů jsou plátci pojistného povinni uchovávat účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného po dobu 10 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají.
Doklady o nemocenském pojištění
Podle § 96 zákona č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, ve znění pozdějších předpisů je zaměstnavatel povinen uschovávat záznamy o skutečnostech uvedených v § 95 ZNP, tj. jméno, příjmení, rodné číslo, vyměřovací základ, dobu dočasné pracovní neschopnosti, záznam, zda zaměstnanec pobírá starobní nebo invalidní důchod a od kdy jej pobírá, plátce tohoto důchodu, název zdravotní pojišťovny, u níž je zaměstnanec zdravotně pojištěn, atd., 10 let po roce, kterého se týkají. Za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovněprávního vztahu, o pracovním volnu bez náhrady příjmu, evidenci docházky do práce atd. Pokud zaměstnavatel zaniká bez právního nástupce, je povinen zajistit po tuto dobu úschovu záznamů a sdělit OSSZ místo, na kterém budou záznamy uloženy.
Doklady o pojistném na zdravotní pojištění
V obou zákonech upravujících zdravotní pojištění (zákony č. 48/1997 Sb. a č. 592/1992 Sb.) není uvedena archivační lhůta. V minulosti se tudíž doklady o…
